Allan Costa
Allan Costa é empreendedor, investidor-anjo, mentor, escritor, motociclista e palestrante em dois TEDx e em mais de 100 eventos por ano. Co-fundador do AAA Inovação, da Curitiba Angels e Diretor de Inovação da ISH Tecnologia. Mestre pela FGV e pela Lancaster University (UK), e AMP pela Harvard Business School.
Você, amanhã
O que é essencial no meio de urgências
Certa vez, ouvi uma frase que ficou martelando na minha cabeça por dias:
“Tudo é urgente até você ficar doente. Quando você adoece, só existe UMA urgência.”
Nem precisamos ir tão longe.
Imagine que você está correndo, atrasado para uma reunião, e bate o carro. Na mesma hora acaba a urgência da reunião e começa a urgência do carro.
A “urgência” é uma percepção extremamente maleável. Aquilo que parecia inadiável há cinco minutos pode simplesmente deixar de existir quando algo maior aparece.
Por isso, antes de qualquer coisa, precisamos aprender a filtrar o que é urgência nossa e o que é urgência do outro. Já falamos disso por aqui, mas vale repetir.
Naturalmente, bons profissionais tendem a querer resolver tudo o que for possível, da melhor maneira possível. Até aí não há problema algum. O problema começa quando tentamos resolver tudo ao mesmo tempo.
É nesse momento que entra uma habilidade de aprender a negociar com o “melhor possível” para entregar o essencial.
Ou seja, deixar alguns pratos caírem.
Não apenas pelo tempo e pela energia que tentar segurar todos os pratos consome, mas também por uma questão estratégica de gestão de bens escassos. Em termos de resultado concreto, três tarefas bem resolvidas por dia são mais do que suficientes para qualquer profissional.
Se essas três tarefas são importantes e urgentes, foque nelas, uma de cada vez.
Talvez aquele e-mail fique realmente atrasado. Talvez não dê para participar daquela reunião que poderia ter sido um e-mail. Talvez não dê para ajudar um colega em um projeto paralelo. Faz parte do jogo.
É preciso escolher com sabedoria o quanto de energia vamos gastar e com o quê.
Afinal, quem nunca terminou um dia cheio de trabalho com a sensação de que nada foi feito? Essa sensação costuma revelar que produzimos muito, sim, mas não produzimos o essencial.
E aí a cabeça não descansa. Ficamos girando obsessivamente em torno da sensação de que há sempre algo faltando. E sempre haverá algo faltando, é óbvio.
A questão é que o descanso só é restaurador quando a sensação é de dever cumprido, e não quando cumprimos cem itens de um checklist.
Trabalho não azeda. O e-mail de ontem continuará lá amanhã. E, veja, isso não é um convite para ninguém fazer corpo mole, pelo contrário. É um chamado para usar seu tempo, que é extremamente escasso, com sabedoria.
E há muita sabedoria em dizer “não”, em pedir um prazo maior e em não ceder automaticamente à urgência do outro.
Mas surge a pergunta inevitável: o que é essencial e como priorizar isso?
No livro Essencialismo, Greg McKeown propõe um exercício de reflexão. Antes de aceitar qualquer tarefa, é preciso fazer algumas perguntas e respondê-las com bastante honestidade:
- Se uma determinada tarefa desaparecesse amanhã, ela faria falta real ou apenas reduziria um pouco o nível de detalhe? O essencial está ligado ao impacto direto no resultado final.
- É importante ou apenas urgente? Urgência costuma vir de fora. Importância costuma vir do que realmente move um projeto ou uma carreira. O resto, na maioria das vezes, é espuma.
- Onde está seu foco? Concentramos energia nas atividades que mais gostamos de fazer e evitamos aquelas que são realmente necessárias. Isso também pode ser um sinal importante para orientar decisões.
- Imagine que você precisa, obrigatoriamente, eliminar cinco tarefas do seu projeto. Quais seriam? Esse exercício mostra rapidamente o que está apenas ocupando espaço.
- O objetivo está claro? Quando ele não está, o resultado é o mesmo: gasto de tempo em atividades que pouco contribuem para o resultado final acompanhado daquela sensação de: “eu nem sei para que serve isso”.
- E, obviamente, aprender a dizer não. Vai ser um pouco desconfortável no início, mas vai melhorar muito a qualidade das entregas.
Gosto de pensar que focar no essencial também é uma forma de organizar a própria vida, já que estamos sempre gastando tempo demais com coisas desnecessárias.
O que é essencial para você, e o que apenas ocupa espaço?
Essa pergunta vale para trabalho, para relacionamentos, hábitos, vícios e escolhas do dia a dia.
O essencial é entregar, em cada situação, o melhor possível dentro das circunstâncias daquele momento.
Deixando de lado um perfeccionismo que, muitas vezes, existe só na nossa cabeça e que a maioria das pessoas sequer notará.
